ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র • নিয়ন্ত্রণ • Mymensingh Board • ময়মনসিংহ বোর্ড ২০২২
ব্যবসায় সংগঠন ও ব্যবস্থাপনা ২য় পত্র প্রশ্ন
বিক্রয় বিভাগের বিভাগীয় প্রধান তার অধীনস্থ সকল কর্মীকে তাদের মাসিক একটি টার্গেট স্থির করে দেন এবং প্রতি সপ্তাহে তাদের কাজের অগ্রগতি পর্যবেক্ষণ করেন। এ সপ্তাহে তিনি লক্ষ করলেন জনাব মাসুদ তার লক্ষ্যমাত্রা থেকে পিছিয়ে আছেন।
- ক)(1)
নিয়ন্ত্রণ কী?
- খ)(2)
‘নিয়ন্ত্রণ একটি অবিরাম প্রক্রিয়া’ ব্যাখ্যা কর।
- গ)(3)
জনাব মাসুদ নিয়ন্ত্রণের যে ধাপে রয়েছেন তার পরবর্তী ধাপ কোনটি? ব্যাখ্যা কর।
- ঘ)(4)
বিক্রয় বিভাগের বিভাগীয় প্রধান কীভাবে জনাব মাসুদকে লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা করতে পারেন? তোমার মতামত দাও।
উত্তর ও ব্যাখ্যা
- ক)
AI-তৈরি নমুনা উত্তর
পূর্বনির্ধারিত মান বা পরিকল্পনার সাথে অর্জিত কার্যফলের তুলনা করে কোনো বিচ্যুতি থাকলে তার কারণ নির্ণয় ও প্রয়োজনীয় সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করার প্রক্রিয়াকে নিয়ন্ত্রণ বলে।
- খ)
AI-তৈরি নমুনা উত্তর
পরিকল্পনা অনুযায়ী কাজ সঠিকভাবে বাস্তবায়িত হচ্ছে কি না তা তদারকি ও পর্যবেক্ষণ করার কাজ কখনো শেষ হয় না বলেই নিয়ন্ত্রণকে একটি অবিরাম বা চলমান প্রক্রিয়া বলা হয়।
প্রতিষ্ঠানের উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য পরিকল্পনা প্রণয়ন, সংগঠন, নির্দেশনা ইত্যাদির পর নিয়ন্ত্রণ প্রয়োগ করা হয়। নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে পাওয়া ফলাফলের আলোকে পুনরায় নতুন পরিকল্পনা গ্রহণ করা হয় এবং সেই অনুযায়ী আবার কাজ শুরু হয়। এভাবে ব্যবস্থাপনার প্রতিটি চক্রে নিয়ন্ত্রণ একটি অবিচ্ছিন্ন ধারা হিসেবে বজায় থাকে বিধায় এটি একটি অবিরাম প্রক্রিয়া।
- গ)
AI-তৈরি নমুনা উত্তর
উদ্দীপকে জনাব মাসুদ নিয়ন্ত্রণের তৃতীয় ধাপে অর্থাৎ 'প্রকৃত কার্যফলের সাথে আদর্শ মানের তুলনা' ধাপে রয়েছেন এবং এর পরবর্তী ধাপটি হলো 'বিচ্যুতির কারণ নির্ণয় ও মূল্যায়ন'।
নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার ধারাবাহিক ধাপগুলো হলো— ১. আদর্শ মান নির্ধারণ, ২. প্রকৃত কার্যফল পরিমাপ, ৩. আদর্শ মানের সাথে প্রকৃত কার্যের তুলনা, ৪. বিচ্যুতির কারণ নির্ণয় ও ৫. সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ।
উদ্দীপকে বিক্রয় বিভাগের প্রধান কর্মীদের মাসিক টার্গেট (আদর্শ মান) নির্ধারণ করে প্রতি সপ্তাহে অগ্রগতি পর্যবেক্ষণ (পরিমাপ) করেন এবং দেখতে পান মাসুদ তার লক্ষ্যমাত্রা থেকে পিছিয়ে আছেন। অর্থাৎ তিনি মাসুদের প্রকৃত কাজের সাথে লক্ষ্যের তুলনা সম্পন্ন করেছেন। ফলে নিয়ন্ত্রণের স্বাভাবিক নিয়ম অনুযায়ী পরবর্তী ধাপটি হবে মাসুদের এই লক্ষ্যমাত্রা অর্জন না হওয়ার কারণ উদ্ঘাটন বা বিচ্যুতির কারণ নির্ণয় করা।
- ঘ)
AI-তৈরি নমুনা উত্তর
বিক্রয় বিভাগের বিভাগীয় প্রধান জনাব মাসুদের পিছিয়ে পড়ার সঠিক কারণ অনুসন্ধান করে প্রয়োজনীয় 'সংশোধনমূলক ব্যবস্থা' (Corrective Action) গ্রহণের মাধ্যমে তাকে লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা করতে পারেন।
নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার চূড়ান্ত ও ফলপ্রসূ ধাপ হলো সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করা। কোনো কর্মী লক্ষ্যমাত্রা অর্জনে ব্যর্থ হলে শাস্তিমূলক ব্যবস্থা গ্রহণের চেয়ে ব্যর্থতার উৎস খুঁজে বের করে সমাধান দেওয়াই ফলদায়ক।
উদ্দীপকে জনাব মাসুদ বিক্রয় লক্ষ্যমাত্রা থেকে পিছিয়ে আছেন। এক্ষেত্রে বিভাগীয় প্রধান প্রথমে Masud-এর সাথে আলোচনা করে দেখবেন সমস্যাটি কোথায়— বাজার পরিস্থিতির অবনতি, পণ্যের অপর্যাপ্ত সরবরাহ, জনাব মাসুদের দক্ষতার অভাব, নাকি ব্যক্তিগত কোনো সমস্যা। সমস্যা চিহ্নিত করার পর তিনি নিম্নোক্ত পদক্ষেপ নিতে পারেন:
১. মাসুদের যদি বিক্রয় কৌশলে ঘাটতি থাকে, তবে তাকে উপযুক্ত প্রশিক্ষণের ব্যবস্থা করতে পারেন।
২. তাকে প্রয়োজনীয় বিক্রয় উপকরণ ও লজিস্টিক সহায়তা দিতে পারেন।
৩. তাকে মানসিকভাবে উৎসাহিত ও অনুপ্রাণিত করতে প্রণোদনামূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করতে পারেন।অতএব, যথাযথ বিচ্যুতির কারণ চিহ্নিত করে প্রয়োজনীয় সংশোধনমূলক ব্যবস্থা ও পরামর্শ প্রদানের মাধ্যমেই বিভাগীয় প্রধান জনাব মাসুদকে লক্ষ্য অর্জনে সহায়তা করতে পারেন।
আরও প্রশ্ন অনুশীলন করতে অ্যাপে যাও